Governance Helpdesk

Het is gebruikelijk dat de organisatie een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering afsluit die bestuurders, directeuren, toezichthouders en commissarissen beschermt tegen een schadeclaim. Het afsluiten van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is niet verplicht, maar we raden het wel aan. In deze bijdrage kunt u meer lezen over bestuurders- en toezichthoudersaansprakelijkheid. Het is niet mogelijk deze verzekering af te sluiten voor niet-rechtspersonen zoals de maatschap en eenmanszaak. In die gevallen gaat de bevoegdheid van de interne toezichthouder echter minder ver dan bij bijvoorbeeld de stichting en BV. Bovendien is hier doorgaans sprake van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Samen met de NVZD biedt de NVTZ de modelarbeidsovereenkomst voor bestuurders aan, opgesteld door BASE advocaten. Deze is voorzien van een artikelsgewijze toelichting en wordt, indien nodig, jaarlijks geactualiseerd. Met vragen over de modelarbeidsovereenkomst kunt u zich wenden tot de Governance Helpdesk (helpdesk@nvtz.nl).

In 2021 heeft een paritaire commissie van de NVZD en de NVTZ het advies ‘Goed bestuur, gezonde voorwaarden’ gepubliceerd. In deze bijdrage wordt geadviseerd over hoe invulling te geven aan gezonde (arbeids)voorwaarden voor bestuurders in de zorg.

Daarnaast heeft arbeidsrechtsadvocaat Jokelien Brouwer een blog-reeks geschreven over onder meer de invloed van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) op de arbeidsvoorwaarden van bestuurders van stichtingen.

De bezoldiging van de bestuurder wordt gemaximeerd door de Wet Normering Topinkomens (WNT). Jaarlijks worden de sectorale normen, waaronder die voor zorg en jeugd, gepubliceerd. In 2021 heeft een paritaire commissie van de NVZD en NVZD het advies ‘Goed zorgbestuur, gezonde voorwaarden’ uitgebracht. Hierin worden verschillende handreikingen gedaan voor de invulling van gezonde arbeidsvoorwaarden. In dat advies adviseert de commissie tevens over de bepaling van de bezoldiging van de bestuurder. Het toezichthoudend orgaan bepaalt (jaarlijks) in welke bezoldigingsklasse van de WNT de instelling valt. De commissie adviseert om te bezoldigen binnen de bandbreedte van die klasse, waarbij de ondergrens van de betreffende klasse wordt bepaald door het maximum van de onderliggende klasse. Indien de instelling in klasse I valt, wordt geadviseerd om voor de bepaling van de ondergrens tien procent (10%) van de bovengrens van klasse I af te trekken. De commissie adviseert tevens om in twee of drie stappen naar het maximum van de toepasselijke klasse toe te werken. In uitzonderlijke gevallen kan een toezichthoudend orgaan van dit advies afwijken, bijvoorbeeld als sprake is van een zeer kleine instelling, waarbij de ondergrens van klasse I als bezoldiging niet passend is. Voor die situaties is deze handreiking geschreven.

Als toezichthouder is het van belang te voorkomen dat sprake is van ongewenste belangenverstrengeling. De Governancecode schrijft over belangenverstrengeling het volgende:

“Belangenverstrengeling is een situatie waarin een bestuurder of toezichthouder meerdere belangen of functies heeft die elkaar raken of beïnvloeden. Belangenverstrengeling is ongewenst wanneer de verschillende belangen, posities of (neven)functies een zodanige invloed op elkaar hebben dat de onafhankelijkheid, objectiviteit of integriteit van een bestuurder of toezichthouder met betrekking tot een belangenafweging dusdanig in het geding komt dat de organisatie kan worden benadeeld en vertrouwen of legitimiteit verliest. Het gaat dan bijvoorbeeld om het in concurrentie treden met de zorgorganisatie, bevoordeling van persoonlijke relaties, zakelijke kansen voor de organisatie aanwenden voor persoonlijk voordeel of het verrichten van betaalde werkzaamheden voor de zorgorganisatie die niet tot de functie behoren.” Volgens de Governancecode dient elke vorm van ongewenste belangenverstrengeling te worden voorkomen en dient de schijn hiervan te worden vermeden.

In het Uitvoeringsbesluit bij de Wet toetreding zorgaanbieders zijn een aantal onafhankelijkheidseisen opgenomen, waaraan volgens de wetgever in ieder geval dient te worden voldaan om belangenverstrengeling van toezichthouders te voorkomen.

In de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) wordt in dit kader van tegenstrijdig belang gesproken. In tegenstelling tot wat we bij de NVTZ ‘voortdurende belangenverstrengeling’ noemen, gaat het bij een tegenstrijdig belang om een belang van de toezichthouder bij beraadslaging en/of besluitvorming, waarbij hij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de instelling. Voor die situatie dient de instelling een proces achter de hand te hebben, wat in ieder geval inhoudt dat de desbetreffende toezichthouder zich van de beraadslaging en besluitvorming onthoudt.

Indien u zich afvraagt of bepaalde functies verenigbaar zijn, kunt u advies opvragen via onze Governance Helpdesk (helpdesk@nvtz.nl).

De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) schrijft voor dat de statuten van de instelling een ‘belet en ontstentenis-regeling’ dienen te bevatten, zowel voor bestuurders al toezichthouders. Belet ziet op tijdelijke afwezigheid (ziekte, schorsing, etc.), ontstentenis betreft permanente afwezigheid (ontslag, overlijden, etc.). Uit de regeling dient te volgen op welke wijze in de uitoefening van de taken en bevoegdheden van de afwezige zal worden voorzien. In de statuten mag nader gespecificeerd worden wat onder belet wordt verstaan.

De modelstatuten van de NVZD en NVTZ zeggen het volgende over belet en ontstentenis van een bestuurder:

“Bij belet of ontstentenis van één of meer leden van de raad van bestuur nemen de overblijvende leden of neemt het overblijvende lid het bestuur waar. Bij belet of ontstentenis van alle leden of het enige lid van de raad van bestuur, wordt de bestuurstaak niet waargenomen door (een lid van) de raad van toezicht, maar voorziet de raad van toezicht in het bestuur van de stichting door één of meer personen daartoe aan te wijzen.”

De modelstatuten van de NVZD en NVTZ zeggen het volgende over belet en ontstentenis van een toezichthouder:

“In geval van belet of ontstentenis van één of meer leden van de raad van toezicht zijn de overige leden van de raad van toezicht of is het enig overblijvende lid van de raad van toezicht tijdelijk met de taken van de raad van toezicht belast. Bij belet of ontstentenis van alle leden van de raad van toezicht kunnen door de rechtbank van de statutaire vestigingsplaats van de stichting, op verzoek van hetzij een afgetreden lid van de raad van toezicht, hetzij de raad van bestuur, [hetzij de ondernemingsraad, hetzij de cliëntenraad van de stichting,] met inachtneming van het in deze statuten bepaalde, een of meerdere leden van de raad van toezicht worden benoemd die vervolgens onverwijld maatregelen ter aanvulling van de nieuwe raad van toezicht zullen nemen. Indien de rechtbank zich niet bevoegd verklaart, dan is de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg & Welzijn (NVTZ) te Utrecht bevoegd.”

Deze vraag krijgt de NVTZ regelmatig binnen, doorgaans met de achterliggende behoefte aan continuïteit in de topstructuur en een soepele wisseling bij het aflopen van een termijn. We raden echter af om de benoemingstermijn te overschrijden, met het oog op de statuten van de organisatie en de Wet toetreding zorgaanbieders. Wel ziet de NVTZ ruimte om een toezichthouder tijdelijk als adviseur op een bepaald dossier aan te houden. Hieronder vindt u een nadere uiteenzetting van deze gedachtegang.

Waar de Governancecode Zorg ruimte laat om onder omstandigheden de benoemingstermijn te verlengen, is die mogelijkheid per 1 januari 2022 met de inwerkingtreding van de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) komen te vervallen. In artikel 6 lid 2 van het Uitvoeringsbesluit bij de Wtza staat ‘‘Een persoon wordt voor ten hoogste vier jaar aangesteld als lid van de interne toezichthouder van de instelling. Deze periode kan eenmaal met ten hoogste vier jaar worden verlengd. De al dan niet aaneengesloten totale periode waarin een persoon lid is van de interne toezichthouder van de instelling is ten hoogste acht jaar.’’ (Uitvoeringsbesluit Wtza)

De Wtza laat geen ruimte voor het afwijken van deze benoemingstermijn.

De NVTZ ziet binnen de wettelijke kaders wel ruimte voor een voormalig raadslid om op een bepaald dossier voor beperkte tijd betrokken te blijven als adviseur. Een voormalig raadslid dat na de benoemingstermijn als adviseur betrokken blijft bij de raad van toezicht van de zorginstelling, dient onzes inziens aan de volgende voorwaarden te voldoen:

Er is een duidelijk onderscheid tussen de betrokkene als expert en als voormalig toezichthouder. 

Dit betekent dat de betrokkene alleen adviseert op een specifiek, afgebakend dossier, waarvan diegene belangrijke, specifieke kennis heeft. De betrokkene is dan ook niet bij de gehele vergadering aanwezig noch betrokken, maar alleen bij het agendapunt dat dit dossier betreft. Ook heeft de betrokkene (vanzelfsprekend) geen beslissingsbevoegdheid meer, maar treedt alleen als vrijblijvend adviseur op.

De betrokkene treedt voor een beperkte periode als adviseur op.

Om te waarborgen dat de betrokkene alleen op een bepaald dossier adviseert dat onder diens toezicht relevant was, is het van belang een tijdspanne aan diens adviesfunctie te verbinden. Wij adviseren uit te gaan van een half jaar, met een mogelijke verlenging van een half jaar.

De organisatie kent een terughoudende vergoeding aan de adviseur toe. 

Het is van belang te waarborgen dat het aanblijven als adviseur een inhoudelijke meerwaarde heeft, en niet gedreven wordt door financiële prikkels. Daarom adviseren we een zeer terughoudende vergoeding toe te kennen, die op feitelijke uren gebaseerd is en niet hoger dan de helft van de bezoldiging die voor de toezichtsfunctie werd ontvangen. 

De medezeggenschapsorganen (OR/CR) zijn geïnformeerd over de nieuwe situatie en hebben geen principiële bezwaren geuit.

De maximale hoogte van de bezoldiging van toezichthouders is afhankelijk van de klasse waarin de instelling valt. Volgens de WNT mag een regulier lid van de raad van toezicht niet meer bezoldiging ontvangen dan tien procent (10%) van de maximum bezoldiging voor de bestuurder en mag de voorzitter van de raad van toezicht niet meer bezoldiging ontvangen dan vijftien procent (15%) van de maximum bezoldiging voor de bestuurder. In 2017 heeft de NVTZ geadviseerd deze percentages te matigen naar acht procent (8%) respectievelijk twaalf procent (12%). Het advies en de onderbouwing zijn hier te lezen.

In 2024 heeft de NVTZ een handreiking uitgebracht, mede naar aanleiding van de toename in zorginstellingen met een verplichte raad van toezicht ten gevolge van de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza). Deze handreiking geeft handvatten voor het vaststellen van een gepaste bezoldiging voor toezichthouders en gaat nader in op de praktische zaken rondom het uitkeren en ontvangen van de bezoldiging. De handreiking is hier te lezen.

Toezichthouders zijn geen ondernemer voor de BTW. Toezichthouders mogen voor hun toezichtsfunctie geen BTW in rekening brengen en hebben geen recht op aftrek. Meer informatie hierover kunt u op de website van de belastingdienst vinden en op de website van WNT-expert Henk Jan van den Bosch.

In samenwerking met Dirkzwager heeft de NVTZ modelstatuten voor de BV opgesteld. Hierin is vormgegeven aan de verhouding tussen de bestuurder, aandeelhoudersvergadering en de raad van commissarissen. De bevoegdheden van de raad van commissarissen zien er wat anders uit dan bij de stichting, omdat bij een BV de aandeelhoudersvergadering het laatste woord heeft. Desalniettemin is het aan de raad van commissarissen om vanuit de maatschappelijke rol kwalitatief toezicht te houden op de besturing én financiën van de zorgorganisatie en om zich als goed werkgever op te stellen richting de raad van bestuur.

Voor toezicht op samengestelde BV’s heeft de NVTZ een notitie met een aantal leidende principes opgesteld.

Voor verdere vragen over toezicht op een BV en de rol en bevoegdheden van de raad van commissarissen daarbinnen, kunt u zich wenden tot de Governance Helpdesk (helpdesk@nvtz.nl).

Het kan altijd voorkomen dat een conflict of ernstig verschil van mening ontstaat binnen de raad van toezicht en/of tussen de raad van toezicht en raad van bestuur (of een ander orgaan in de organisatie). De NVTZ biedt haar leden altijd de laagdrempelige en vrijblijvende optie om contact op te nemen, waarbij een van onze collega’s in alle vertrouwelijkheid luistert naar wat er precies aan de hand is en meedenkt in eventuele opties en vervolgstappen. Hiervoor kunt u contact opnemen via de Governance Helpdesk (helpdesk@nvtz.nl). Soms is een gesprek voldoende om u op weg te helpen, soms is intensievere interventie nodig van bijvoorbeeld een onderzoeker en/of een externe adviseur. Ook hierin denken wij graag met u mee. Sinds 2024 is het tevens mogelijk om een conflict tussen de raad van toezicht en de raad van bestuur (of ‘de interne toezichthouder’ en ‘de dagelijkse of algemene leiding’) voor te leggen aan het Scheidsgerecht Gezondheidszorg met het verzoek om een bindend advies.

De cliëntenraad heeft verschillende bevoegdheden ten opzichte van de raad van toezicht. Deze bevoegdheden volgens uit de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018). Op grond van deze wet:

• moest de instelling de cliëntenraad advies vragen over de profielschets voor de benoeming van de leden van de raad van toezicht en bestuur;
• moet de instelling de cliëntenraad de mogelijkheid geven een bindende voordracht te doen voor minstens één lid van de raad van toezicht (en deze mogelijkheid in de statuten/het reglement neerleggen);
• dient de raad van toezicht minstens eens per jaar met de cliëntenraad te overleggen;
• dient de raad van toezicht de cliëntenraad minstens eens per jaar te informeren over wat met de inbreng van de cliëntenraad uit dat overleg is gedaan.

Meer informatie over het als raad van toezicht betrekken van cliënten en andere belanghouders in het toezichtsbeleid, kunt u terugvinden in de publicatie ‘Samen van waarde’.

Wat betreft het verlenen van décharge kan onderscheid worden gemaakt tussen een jaarlijkse décharge, die doorgaans wordt verleend op het moment dat de jaarrekening wordt goedgekeurd en een finale decharge, die wordt verleend op het moment dat een bestuurder of toezichthouder terugtreedt. De jaarlijkse décharge is relevant voor zittende bestuurders en toezichthouders, want houdt in dat de rechtspersoon hen in beginsel niet meer persoonlijk aansprakelijk kan stellen voor geleden schade in het betreffende boekjaar. Een finale decharge heeft betrekking op de gehele periode dat iemand bestuurder of toezichthouder is geweest, waarmee dus ook de periode in het lopende boekjaar wordt ondervangen waarin iemand nog in functie was. In de stichting verleent de raad van toezicht zichzelf en de raad van bestuur décharge. Dit is een besluit dat door de raad van toezicht unaniem wordt genomen en dat terug dient te komen in de verslaglegging.

Als onderdeel van het programma ‘Goed toezicht’ dient de raad van toezicht jaarlijks het eigen functioneren te evalueren en dit eens in de drie jaar onder begeleiding van een externe evaluator te doen.

De zelfevaluatie
De NVTZ heeft geen standaard vragenlijst voor het voltrekken van de zelfevaluatie. Hierbij kunnen de vragen uit de Handreiking Toezichtvisie wel behulpzaam zijn. Bovendien hebben we in 2017 een reflectiegids uitgegeven met een aantal reflectiemethodes. Als u inlogt op de NVTZ-website, is deze reflectiegids online te downloaden. 

Daarnaast heeft NR Governance (voorheen Nationaal Register) een checklist voor de zelfevaluatie opgesteld. Er zijn ook online verschillende tools beschikbaar, zoals Facet7. Tot slot hebben toezichthoudende verenigingen van andere sectoren, zoals de VTW (toezichthouders in woningbouwcorporaties) ook handreikingen online staan voor zelfreflectie. Zie bijvoorbeeld de handreiking ‘Professionaliseren door zelfreflectie‘.

De externe evaluatie
Om haar leden te faciliteren in het vinden van een externe evaluator heeft de NVTZ een netwerk van evaluatoren om zich heen. De evaluatoren die zijn aangesloten bij dit netwerk hebben kennis van governance in zorg en welzijn en hebben ervaring met externe evaluaties in de sector. Daarnaast nemen deze evaluatoren deel aan intervisie binnen het netwerk van de NVTZ. De NVTZ probeert middels het evaluatorennetwerk kennisuitwisseling, reflectie en professionalisering van evaluatoren te stimuleren. Met behulp van de persoonsprofielen op onze website kunt u zelf een externe evaluator selecteren. Met deze evaluator maakt u zelf afspraken over de voorbereiding, feitelijke evaluatie en begroting.

De NVTZ beschikt niet over een 360-graden feedback instrument. Een ‘360-granden-beoordeling’ van de bestuurder maakt wel onderdeel uit van het accreditatieprogramma van de NVZD.

Verder wordt wat betreft de jaarlijkse evaluatie van de bestuurder in artikel 11 van het modelreglement van de raad van bestuur van de NVTZ en de NVZD een aantal onderwerpen genoemd die in de evaluatie aan de orde dienen te komen. Bovendien kan gebruik worden gemaakt van de NVTZ-gids met betrekking tot de werkgeversrol van de raad van toezicht. 

Verder is de inhoud van het functioneringsgesprek afhankelijk van de context van de zorgorganisatie, de toezichtvisie die de raad van toezicht hanteert en de onderwerpen die hij van belang acht. 

De NVTZ beschikt niet over een standaard informatieprotocol. De inhoud van het informatieprotocol is afhankelijk van de context van de zorgorganisatie, de toezichtvisie die de raad van toezicht hanteert en de onderwerpen die de raad van belang acht.

In de modelstatuten voor de stichting staat over de informatievoorziening het volgende: “De raad van bestuur verschaft de raad van toezicht tijdig en desgevraagd schriftelijk alle informatie die de raad van toezicht redelijkerwijs nodig heeft om zijn taak adequaat te kunnen vervullen en stelt de raad van toezicht in ieder geval jaarlijks schriftelijk op de hoogte van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de stichting.” 

In de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) is een limiteringsregeling opgenomen, waarin een limiet wordt gesteld aan het aantal functies wat men bij grote rechtspersonen mag bekleden. In dit document is een schematische weergave van de regeling te vinden en wordt nader toegelegd wat onder ‘grote rechtspersoon’ wordt verstaan.  

De NVTZ beschikt over de volgende modeldocumenten:

• Modelstatuten stichting en modelstatuten BV;
• Modelreglement raad van toezicht en modelreglement raad van bestuur (stichting);
• Modelbeleid onkosten raad van bestuur;
• Modelreglement commissie kwaliteit en veiligheid;
• Modelarbeidsovereenkomst bestuurder;
• Modelstageovereenkomst trainee/stagiair;
• Modelreglement intern toezicht eenmanszaak;
• Modelreglement intern toezicht maatschap;
• Modelreglement intern toezicht v.o.f.

Met vragen over de modeldocumenten kunt u zich wenden tot de Governance Helpdesk (helpdesk@nvtz.nl).

Op grond van de Governancecode Zorg dient de raad van toezicht een beleid op te stellen voor de vergoeding van onkosten van de raad van bestuur en het aannemen van geschenken en uitnodigingen door de raad van bestuur. Dit beleid moet openbaar worden gemaakt en de raad van toezicht dient op de naleving toe te zien. Jaarlijks moet worden verantwoord welke bedragen op grond hiervan zijn uitgegeven. De NVZD en NVTZ hebben een handreiking gepubliceerd voor het opstellen van een onkostenbeleid.

Bij het aangaan van de relatie met de organisatie ontstaat van rechtswege een mondelinge overeenkomst van opdracht tussen de instelling en de toezichthouder. Er kan voor worden gekozen om bepaalde zaken schriftelijk vast te leggen. Deze overeenkomst is vormvrij.

Over dit onderwerp kunt u hier meer lezen.

Nee, er geldt geen (wettelijke) verplichting om voor toezichthouders een VOG aan te vragen. Het is uiteindelijk aan de organisatie zelf om de keuze te maken een VOG voor nieuwe toezichthouders verplicht te stellen.