Wat toezichthouders kunnen leren van … Amazon

Ik denk dat vrijwel iedere toezichthouder het herkent: vergaderingen met dikke pakketten stukken, PowerPoints vol bullets en onderwerpen waarbij je na twintig minuten lezen nog steeds niet precies weet waar het nu eigenlijk over gaat.

Juist daarom fascineert de vergaderaanpak van Amazon me. Want dit bedrijf besloot in 2004 iets opvallends te doen: bij belangrijke besluitvorming werd PowerPoint verboden.

In plaats daarvan koos Amazon voor geschreven memo’s.De methode werd bedacht door Jeff Bezos en staat bekend als de ‘six page memo’. Het uitgangspunt daarachter is verrassend eenvoudig: als je iets écht goed begrijpt, kun je het helder opschrijven.[i]

Binnen Amazon betekent dat dat voorstellen niet worden uitgewerkt in presentaties, maar in een verhalend document van ongeveer zes pagina’s. Daarin staan de context, argumenten, risico’s, dilemma’s, alternatieven en verwachte opbrengsten helder beschreven. Volgens Amazon dwingt schrijven tot beter nadenken. Want waar je met PowerPoint soms nog wegkomt met abstracte termen en containerbegrippen, wordt op papier direct zichtbaar of een idee echt goed doordacht is. [ii]

En eerlijk gezegd denk ik dat daar voor toezichthouders een enorme les ligt. Veel raden van toezicht ontvangen namelijk enorme hoeveelheden informatie. Dashboards, risicorapportages, voortgangsoverzichten, financiële stukken, KPI’s en presentaties. Maar meer informatie betekent niet automatisch beter toezicht. Soms gebeurt zelfs het tegenovergestelde: de kern raakt juist ondergesneeuwd door de hoeveelheid informatie.

Wat zou er gebeuren als belangrijke voorstellen minder in slides en meer in heldere verhalen zouden worden gepresenteerd?

Stel dat een bestuurder een voorstel rondom digitalisering, vastgoed, AI of regionale samenwerking niet samenvat in 42 sheets,

• maar in een compacte memo uitlegt:
• wat precies het probleem is,
• waarom dit relevant is,
• welke alternatieven zijn overwogen,
• welke risico’s er zijn,
• wat de impact is op medewerkers en cliënten,
• en waar de onzekerheden zitten.

Ik vermoed dat het gesprek dan direct scherper wordt. Een goede memo laat niet alleen zíen wát iemand adviseert, maar vooral hóé iemand tot die conclusie is gekomen. Het dwingt niet alleen bestuurders om beter na te denken, maar helpt toezichthouders ook om betere vragen te stellen. Het gesprek verschuift dan van oppervlakkige toelichting naar inhoudelijke reflectie over dilemma’s, keuzes en onderliggende aannames.

Daarnaast helpt deze aanpak om schijnzekerheid te verminderen. In de zorg presenteren we complexe vraagstukken soms alsof ze volledig voorspelbaar zijn. Maar echte bestuurlijke keuzes gaan juist vaak over onzekerheid, afwegingen en risico’s. Een goed geschreven memo maakt dat explicieter zichtbaar dan een strak vormgegeven PowerPoint ooit kan.

Misschien is dat wel de belangrijkste les van Amazon voor toezichthouders. Goed toezicht ontstaat niet door steeds méér informatie toe te voegen. Maar door informatie zó goed op te schrijven dat de échte discussie kan ontstaan.Voor welk onderwerp op de agenda van uw volgende vergadering had eigenlijk beter een ‘six page memo’ geschreven kunnen worden

[i] https://smartlifeskills.co.uk/career-and-employability-communication-skills-meetings/

[ii] https://managementconsulted.com/amazon-memo/

Wat toezichthouders kunnen leren van….

Joris Arts is portfoliodeskundige NVTZ op het portfolio Innovatie en schrijft vanaf juni 2026 een maandelijkse blog in onze nieuwsbrief. Hij deelt daar zijn persoonlijke visie op een scala aan onderwerpen in zorg en welzijn.

Bijdrage

Joris Arts

Portfoliodeskundige Innovatie