Minder administratie, meer tijd voor zorg

Bericht van [Ont]Regel de Zorg, Ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Wist u dat professionals in cliëntgebonden beroepen in de zorg wel 30 tot 40% van hun tijd besteden aan administratie? Denk aan rapportages, registraties, machtigingen, verklaringen, declaraties. En wist u dat onderzoek van Nivel en CBS aantoont dat administratieve lasten de werkdruk verhogen en een negatieve invloed hebben op het werkplezier?

In het Aanvullend Zorg- en Welzijnsakkoord (AZWA) hebben alle aangesloten partijen daarom met elkaar afgesproken om de administratietijd terug te brengen tot maximaal 20% in 2030. Dit wordt de norm die in alle instellingen zal gelden – en dus ook in de instelling waarvan u toezichthouder bent.

Als intern toezichthouder houdt u zicht op onder andere de kwaliteit, veiligheid, financiën en het werkgeverschap van uw organisatie. Regeldruk raakt aan al deze onderwerpen. Onnodige administratie kost zorgprofessionals tijd die zij niet aan (de kwaliteit van) de zorg kunnen besteden, en kost uw organisatie dus geld dat beter aan zorg of opleidingen zou kunnen worden besteed. Bovendien heeft de administratie invloed op het werkplezier en de autonomie van professionals; onderwerpen die net zoals bijvoorbeeld werkdruk, ziekteverzuim en zeggenschap thuishoren bij het toezicht op goed werkgeverschap. Juist uw rol kan zijn het bestuur hierover te adviseren en hierover de dialoog te starten binnen de organisatie.

Wat kunt u als toezichthouder met ontregelen? Uw rol als toezichthouder in de zorg is van grote betekenis. Vanuit uw positie kunt u uw bestuur en de organisatie de spiegel voorhouden en onderwerpen op de agenda zetten die in de waan van de dag niet aan de orde komen. Dat geldt ook voor regeldruk en administratieve lasten.

Regeldruk is geen eenvoudig onderwerp. Het opruimen van administratieve lasten heeft een lange adem nodig. Vaak is niet meteen duidelijk waarom bepaalde administratie wordt verlangd en wie de regels hiervoor heeft opgelegd. De ervaring van instellingen die al met de aanpak van regeldruk bezig zijn, leert dat meer dan de helft van de gevraagde registraties en rapportages van de instelling zelf komt. Daarnaast komt regeldruk voort uit richtlijnen van beroepsverenigingen, eisen van financiers of uit wet- en regelgeving van de overheid.

Als duidelijk is waar regels vandaan komen, kunnen deze gericht worden aangepakt. De aanbeveling is daarbij in huis te beginnen, bij de administratie die wordt veroorzaakt door de eigen regels. Over administratie ten gevolge van externe regels kunnen instellingen zelf het gesprek aangaan, of hun brancheorganisatie of beroepsvereniging vragen om dit in te brengen in de Regiegroep Aanpak Regeldruk. In de Regiegroep, die geleid wordt door speciaal gezanten Toosje Valkenburg en Stephan Valk, werken alle AZWA- en HLO-partijen samen aan het aanpakken van de huidige regeldruk en het voorkomen van nieuwe regeldruk.

“Goede voorbeelden in de praktijk leren dat het essentieel is dat professionals tijd en ruimte krijgen om zelf met knelpunten en oplossingen te komen voor de aanpak van regeldruk en administratieve lasten”, aldus Toosje Valkenburg. Stephan Valk: “Van het bestuur en het management is vooral commitment nodig en het vrij spelen van een

aantal uren van betrokken medewerkers – tijd die zich later dubbel en dwars zal uitbetalen. Soms is ook ondersteuning nodig bij de analyse van knelpunten: waar komt dit vandaan, wie heeft dit verplicht? En tenslotte is duidelijke besluitvorming van het bestuur nodig over de voorgestelde oplossingen en de invoering daarvan in de organisatie.”

Als toezichthouder kunt u de aanpak van regeldruk in huis agenderen door uw bestuur hierover de juiste vragen te stellen. Denk bijvoorbeeld aan vragen zoals:

• Hoeveel tijd besteden onze zorgprofessionals aan administratie en registratie?
• Welke administratieve verplichtingen leveren waarde op voor de cliënt, patiënt of professional? Welke regels en processen kunnen we vereenvoudigen of schrappen?
• Wat ervaren medewerkers als onnodige regeldruk? Welke oplossingen hebben zij daarvoor? En wat doet het bestuur daarmee?
• Hoe zorgen we ervoor dat de regeldruk in huis wordt aangepakt? Kennen we voorbeelden in onze sector? Zijn er knelpunten die we bij beroepsverenigingen of brancheorganisaties moeten leggen?

Van inspiratie naar actie Met [Ont]Regel de Zorg is er een plek waar zorgorganisaties, bestuurders, professionals en andere betrokkenen inspiratie en praktische hulpmiddelen vinden om met deze vragen aan de slag te gaan. De website helpt organisaties om niet alleen over ontregelen te praten, maar er ook daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Als toezichthouder kunt u hier ook beter zicht krijgen op het thema, relevante vragen stellen aan de bestuurder en volgen welke stappen de organisatie zet. Een mooi voorbeeld dat u als toezichthouder kunt aandragen bij uw bestuurder, is dit praktijkvoorbeeld van het St. Antonius Ziekenhuis. Daarin komende de rollen van de bestuurder, de manager en de professional bij ontregelen aan de orde. Ook kunt u gebruik maken van de bestuurlijke workshop die de speciaal gezanten hebben ontwikkeld om organisaties op gang te helpen bij het proces van ontregelen.