Interview met beleidsmedewerker Simone van Kan (Koru Kraamzorg) over het NVTZ Ondersteuningsprogramma Wtza – intern toezicht

Vrijdag 15 december 2023

Kun je ons meenemen vanaf de beginfase tot aan het inregelen van het intern toezicht?

Via de berichtgeving en een bijeenkomst van brancheorganisatie BO Geboortezorg kwamen wij erachter dat we iets moesten met de Wtza en het intern toezicht. Heel eerlijk gezegd, voelde het als een verplichting. We dachten: “ook dat nog”. We wisten niet zo goed waar we moesten beginnen. Het is dan fijn als er mensen zijn die je aan de hand kunnen nemen. De NVTZ heeft ons veel uitleg gegeven over intern toezicht en gerustgesteld dat het geen “pottenkijkers” zijn die bij je binnenkomen en dingen gaan bepalen. Je krijgt juist een steuntje in de rug van een aantal betrokkenen die het beste met jou en je organisatie voor hebben. In een organisatie met 35 à 40 mensen in dienst ben je als directeur als enige eindverantwoordelijk. Je hebt natuurlijk andere stafleden, maar uiteindelijk neem je als directeur alle beslissingen. Het is dan fijn als je mensen hebt waar je mee kunt sparren of die een keer kritische vragen stellen. Dit zet je ook weer aan het denken. Onbewust ontwikkel je misschien toch een kokervisie. Intern toezicht helpt om een breed vizier te houden.

Hoe hebben jullie de toezichthouders gevonden?

Na het eerste contact met de NVTZ hebben we doorgenomen welke stappen je moet zetten. Het begint met een vacature uitzetten. Wij hadden behoorlijk wat kandidaten, volgens mij 13 mensen. Tijdens de sollicitatieprocedure hebben wij stil gestaan bij de vraag: wat kan jij ons bieden? Aan onze kant hebben we verteld naar welke kandidaat wij op zoek zijn. Wij waren open en eerlijk naar de kandidaten toe; intern toezicht is nieuw voor ons en wij vinden het spannend. Wij zien de samenwerking met hen als een kans en uitdaging, en hopen dat de toezichthouders met ons mee kunnen groeien.

Uiteindelijk hebben we drie leuke mensen gevonden. Er was gelijk een goede klik. De toezichthouders hebben alle drie verschillende achtergronden. Het zijn mensen die out-of-the-box meedenken en met een frisse bril naar de organisatie kijken. Intern toezicht zien wij als een verrijking van de organisatie. Wij staan ervoor open als mensen verbeteringen zien. Als je gaat denken vanuit het “pottenkijkers verhaal”, dan is het gedoemd om te mislukken.

Binnenkort hebben wij een afspraak bij de notaris. Dan worden de statuten officieel vastgelegd. Komend jaar zullen wij een aantal keer vergaderen. In het eerste jaar gaan we met elkaar op zoek naar hoe we het samen gaan doen.

Waar kan de NVTZ je nog bij ondersteunen?

Gezamenlijk gaan we met onze toezichthouders het scholingsprogramma volgen. Hierdoor krijgen we sturing over hoe we met elkaar de vergaderingen kunnen inrichten en organiseren. Het is leerzaam en van toegevoegde waarde om ook andere toezichthouders en organisaties te spreken en hun ervaringen toe te horen. Het allerleukste is als dat in gesprek met andere kraamzorgorganisaties kan – een soort intervisiebijeenkomst.

Wat is jouw tip aan organisaties die nu aan de slag moeten?

Uiteindelijk is het een kwestie van doen: in beweging komen en niet in de weerstand staan. Zie het intern toezicht als een kans. Het is fijn om een steuntje in de rug te krijgen van mensen buiten jouw organisatie over hoe je het beter kunt doen, dilemma’s te bespreken of juist een bevestiging te krijgen dat het eigenlijk al goed gaat.