Digitalisering en raden van toezicht (enquête NVTZ)

Steeds vaker staat er een scherm staat tussen ons en de wereld waarin we leven. Dit wordt ook benoemd in de trend ‘Een scherm als schutting’ uit de Trendrede 2019. Deze ‘schutting’ zien we ook tussen zorg- en welzijnsinstellingen en de adherente omgeving om hen heen.

Hoewel deze trend een wat negatief beeld van de toenemende technologie schetst, kunnen digitale middelen ook als hulpmiddel dienen om naar de buitenwereld te kijken en hierover informatie te verkrijgen. En in omgekeerde richting, kunnen organisaties zichzelf via digitale middelen ook zichtbaar maken, bijvoorbeeld voor communicatie doeleinden of als manier van verantwoording afleggen.

Ook  raden van toezicht kunnen digitale middelen ter ondersteuning van hun werkzaamheden gebruiken, om de kwaliteit van het toezichthouden te verbeteren. Bijvoorbeeld als middel om effectief samen te werken, relevante informatie op te halen, of als rvt zelf informatie te delen. Om een beeld te krijgen hoe het staat met de digitalisering in het toezichtvak, legde de NVTZ haar leden hierover een aantal vragen voor.  

Uitkomsten enquête digitalisering binnen raden van toezicht

In de enquête die onder toezichthouders in zorg en welzijn is verspreid, werd onder andere gevraagd naar de mate waarin raden van toezicht gebruikmaken van digitale middelen, online netwerken en sociale media. De vragenlijst werd uitgezet in juni 2019 en is door 408 toezichthouders ingevuld.

Digitaal samenwerken binnen de raad van toezicht

Uit de gegeven antwoorden blijkt dat ruim de helft (53,8%) van de toezichthouders die de vragenlijst hebben ingevuld, gebruikmaakt van een Whatsapp groep om samen te werken. Ook iBabs, een vergadersysteem, wordt vaak (24,8%) genoemd als middel om efficiënt samen te kunnen werken. 31% van de toezichthouders gebruikt hiervoor een vorm van intranet van de instelling, bijvoorbeeld SharePoint of Yammer.

Vergaderstukken

De meeste toezichthouders (71%) gaven aan dat (bijna) alle raad van toezicht leden tijdens de vergaderingen gebruikmaken van digitale middelen om vergaderstukken te lezen en aantekeningen te maken. Bij 15% van de raden van toezicht is de verdeling tussen het gebruik van papieren en digitale middelen door de leden tijdens de vergadering gelijk. In 14% van de raden van toezicht maakt het merendeel van de leden gebruik van papieren middelen, zie ook Figuur 1.

Digitale kanalen van organisatie

Van de toezichthouders geeft 41,7% aan dat hun raad van toezicht deelneemt aan de digitale kanalen van de organisatie. Van deze groep gebruikt het grootste deel intranet (51,2%), waaronder Sharepoint (6,5%). Ook nieuwsbrieven worden door toezichthouders meerdere malen (7,6%) genoemd.

31,7% van de raden van toezicht gebruikt digitale middelen met als doel zichtbaarheid binnen de organisatie. Binnen de rvt’s die hier gebruik van maken worden intranet (40,8%) en de website van de organisatie (39,2%) het meest gebruikt. Opvallend is dat social media slechts 3 keer (2,4%) wordt genoemd.  Ook de nieuwsbrief wordt door toezichthouders relatief weinig (7,2%) genoemd als middel om binnen de organisatie zichtbaar te zijn.

Sociale media, reviewsites of (medische)beoordelingssites

Bijna de helft (47,1%) van toezichthouders die de enquête invulden gebruikt sociale media, reviewsites of (medische)beoordelingssites om te zien wat er over de organisatie wordt gedeeld. Toezichthouders geven aan vooral sociale media als LinkedIn (23,8%), Twitter (12,4%) en Facebook (18,4%) in de gaten te houden. Instagram wordt daarentegen slechts door 3,8% van de toezichthouders gebruikt. Naast sociale media wordt ook Zorgkaart Nederland door 20,5% van de toezichthouders geraadpleegd.

27,8% van de toezichthouders geeft aan als raad van toezicht zelf deel te nemen aan relevante netwerken als forums, sociale media etc. Hierbij worden vooral de volgende sociale media genoemd: LinkedIn (37,2%), Facebook (14,2%) en Twitter (11,5%). Ook de website van de NVTZ (20,4 %) en Skipr (9,7%) worden hiervoor gebruikt.

Conclusie

Uit de antwoorden die de toezichthouders gaven, blijken raden van toezicht redelijk ‘gedigitaliseerd’ te zijn. Tijdens de rvt-vergaderingen lezen de meeste toezichthouders hun stukken van het scherm en maken zij hierop aantekeningen. In de onderlinge samenwerking blijkt Whatsapp onder toezichthouders een populaire manier van communiceren. Vergadertools en intranet worden binnen raden van toezicht ook vaak gebruikt om goed te kunnen samenwerken.

Opvallend is dat raden van toezicht digitale middelen maar weinig gebruiken om als raad binnen de organisatie zichtbaar te zijn. Hoewel toezichthouders wel actiever in de gaten houden wat er online over de organisatie wordt gedeeld, gebeurt dit nog door minder dan de helft van de raden van toezicht. Op deze vlakken lijkt voor raden van toezicht nog winst te behalen, om de ‘schutting’ tussen de raad van toezicht en interne organisatie en de adherente omgeving te verlagen.